13 preguntas comunes de la entrevista de secretaria

Ejemplos de preguntas de entrevista de secretaria que los entrevistadores hacen con frecuencia. Las pautas de respuesta de la entrevista lo ayudarán a preparar sus mejores respuestas para conseguir el trabajo de secretaria que desea.

Secretaria en el escritorio por teléfono con palabras

Los trabajos de secretaria requieren una amplia base de habilidades y experiencia. Las preguntas formuladas en la entrevista para un puesto profesional administrativo o de secretaría variarán según el empleador, el nivel del puesto y la experiencia del candidato.

Sin embargo, esta es una buena muestra de las preguntas de la entrevista que se hacen con más frecuencia en la contratación de secretarias.

13 preguntas y respuestas clave de la entrevista de secretaria

Espere preguntas que exploren las habilidades secretariales clave, que incluyen:

  • conocimientos informáticos y gestión de datos
  • planificar, organizar, programar y priorizar
  • manejo de consultas y correspondencia
  • manteniendo la confidencialidad y discreción

1. Describa cómo se relaciona su experiencia laboral con este trabajo.

Mire esto desde el punto de vista del empleador. Concéntrese en los aspectos de su experiencia y cualquier capacitación formal o en el trabajo que se aplique a las tareas y responsabilidades de este trabajo de secretaria y las necesidades de la empresa.

Analice la publicación de trabajo de secretaria para determinar las habilidades clave requeridas para el trabajo y detalle su experiencia en cada una de estas áreas; los ejemplos incluyen:

  • escribir y editar correspondencia
  • Planificación
  • atender consultas
  • gestión de la información
  • manteniendo la confidencialidad

Lista completa de deberes del secretario

2. ¿Qué paquetes de software domina?

Enumere los paquetes con los que está familiarizado.

  • discuta cuánta experiencia tiene con cada paquete
  • Describa las funciones que usa regularmente y el tipo de trabajo que ha generado.

Puede respaldar su respuesta a la entrevista llevando algunas muestras de trabajo.

3. ¿Qué tipo de documentos ha producido en Excel?

Detalla tus conocimientos de Excel. Relacione sus habilidades de gestión de datos con los requisitos del trabajo.

Use ejemplos de las funciones con las que está familiarizado, como crear, modificar y formatear hojas de cálculo para respaldar su nivel de competencia.

4. ¿Qué tipo de documentos de Word ha sido responsable de generar?

Sea detallado y demuestre su familiaridad con las funciones.

«Realicé tareas como la creación y edición de tablas, columnas y gráficos, así como la clasificación de datos de tablas y la realización de cálculos en tablas. Creé y formateé formularios…….»

5. ¿Qué experiencia tiene con la planificación de reuniones?

Detalle las acciones que ha tomado para establecer y coordinar reuniones, tales como:

  • organizar el lugar y los horarios
  • informar a los participantes
  • preparando agendas
  • organización de la documentación

Continúe describiendo su experiencia al tomar actas, escribirlas y distribuirlas. Esta es otra oportunidad para proporcionar una muestra de trabajo.

Concéntrese en sus habilidades de organización y planificación al responder preguntas de entrevistas de secretaria como:

6. Describa cómo manejó el horario de trabajo de su gerente.

Detalle cómo se mantuvo informado y al día con los compromisos de su gerente y coordinó sus citas y reuniones.

  • ¿Qué sistemas usaste para administrar horarios y calendarios?
  • como hiciste el seguimiento

7. ¿Cómo ha priorizado su trabajo?

Una de las preguntas clave de la entrevista secretarial. Explique cómo programa y prioriza sus tareas y actividades de manera adecuada. ¿Cómo deciden cuáles son las tareas más importantes?

Centrarse en aspectos clave como:

  • averiguar la urgencia de la tarea
  • determinando plazos
  • calcular cuánto tiempo tomará la tarea
  • establecer objetivos realistas para usted mismo

¿Cuándo desarrolla su lista de actividades a completar, al comienzo del día o antes de irse a casa listo para el día siguiente? ¿Cómo reorganiza sus prioridades a medida que surgen situaciones que exigen un cambio en sus prioridades?

8. ¿Qué tipo de correspondencia era responsable de generar?

Detalla los tipos de correspondencia de los que eras responsable centrándote en tus habilidades de comunicación escrita, precisión, ortografía y gramática.

  • resalte el nivel de responsabilidad que se le asignó: informes, cartas, memorandos, etc.
  • referirse a los métodos que utilizó para enviar y distribuir correspondencia

9. ¿A qué tipo de consultas tuviste que responder?

Se espera que los secretarios y los profesionales administrativos tengan excelentes habilidades interpersonales y de comunicación. Describa el tipo de interacciones que tuvo con sus colegas, la gerencia y los clientes.

Resalte cómo utilizó su conocimiento del departamento, la organización y el negocio para responder de manera eficiente a estas consultas.

10. Describa de qué mantenimiento de registros era responsable.

Las secretarias o profesionales administrativos actúan como gestores de información de la empresa. Son responsables del mantenimiento de registros objetivos y detallados.

Explique qué registros se le encomendaron y cómo se aseguró de que estos registros estuvieran actualizados y fueran precisos. ¿Qué métodos usaste? Resalte su atención al detalle y la precisión.

11. ¿Con qué tipo de información confidencial tuvo que tratar?

La confidencialidad y la discreción son habilidades clave para una secretaria. Espere preguntas de la entrevista de secretaria que exploren su capacidad para manejar información confidencial. Detalle el tipo de información confidencial a la que tuvo acceso.

Explique cómo se aseguró de que la información se mantuviera confidencial. ¿Cómo se almacenó y destruyó la información?

12. ¿Qué experiencia tiene en el manejo de efectivo?

Explique qué tipos de transacciones manejó (cheque, efectivo, tarjeta bancaria) y qué procedimientos usó para procesarlas y documentarlas.

  • cuanto dinero estuvo involucrado
  • Centrarse en la precisión en términos de cobranza, recepción, conciliaciones y operaciones bancarias.

13. Cuénteme sobre el/los gerente/s para los que trabajó.

Cuando responda preguntas de entrevistas de secretaría sobre gerentes anteriores, evite decir algo que pueda verse como negativo. Envía una bandera roja sobre su actitud hacia la autoridad y la supervisión. Encuentra aspectos positivos a destacar. Concéntrese en las áreas en las que trabajaron bien juntos.

Encuentre ejemplos de respuestas a la pregunta ¿Cómo describiría a su gerente anterior?

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