18 Preguntas y respuestas de la entrevista administrativa

¿Qué preguntas de la entrevista de oficina puede esperar en su entrevista de trabajo de oficial de oficina o asistente de oficina?

Prepare respuestas ganadoras para entrevistas a preguntas típicas de entrevistas utilizando estas prácticas pautas de respuesta.

Mujer joven oficinista con 2 archivos con texto

Las vacantes administrativas ocurren en una amplia gama de organizaciones y los trabajos administrativos incluyen una amplia gama de tareas y actividades.

Estas preguntas de entrevista comunes para puestos administrativos exploran las habilidades y destrezas clave requeridas para tener éxito en este tipo de trabajo. Esté preparado para impresionar en su entrevista de trabajo administrativo.

Prepárese para estas preguntas frecuentes de la entrevista administrativa sobre sus habilidades y experiencia para un puesto administrativo o de administración de oficina.

18 preguntas esenciales de la entrevista administrativa

1. ¿Cómo lo equipa su experiencia laboral para este trabajo?

Encuentre las habilidades y destrezas clave requeridas para este puesto en la oferta de trabajo. Describa cómo demostró estas habilidades en sus trabajos anteriores.

Las habilidades clave para los puestos administrativos generalmente incluyen:

  • comunicarse con clientes, empleados y otras personas para responder preguntas y obtener y dar información
  • tomar y dirigir llamadas
  • archivar, compilar
  • control y distribución de documentos y correspondencia
  • recopilación y registro de datos
  • programación de actividades

2. ¿Qué software de computadora ha utilizado?

Detalle los paquetes con los que está familiarizado y explique para qué ha utilizado cada paquete. Proporcione ejemplos específicos de las funciones que domina, como crear y formatear hojas de cálculo en Excel y crear y editar tablas en Word.

Relacione sus habilidades informáticas con los requisitos del trabajo.

3. ¿De qué tipo de correspondencia era responsable?

Cuando responda preguntas de entrevistas administrativas como esta, indique el nivel de responsabilidad que tenía con respecto a la generación y edición de la correspondencia.

¿Escribió correspondencia a partir de borradores, copias corregidas, grabaciones de voz, dictados o versiones anteriores?

Destaca tus conocimientos de composición, ortografía y reglas gramaticales en inglés. Explique cómo aseguró la precisión. Proporcione muestras de trabajo para respaldar su respuesta.

4. ¿Qué informes tuvo que redactar, formatear o verificar y distribuir?

Dé ejemplos de los informes de los que fue responsable y explique cómo obtuvo y manejó la información necesaria y qué sistemas usó para generar y distribuir los informes.

5. ¿Con qué tipos de sistemas de gestión de datos ha trabajado?

Resalte cómo se aseguró de que los datos se mantuvieran actualizados y se hicieran con precisión. ¿Cómo aseguró la recuperación eficiente de la información? Detalle los diferentes sistemas con los que está familiarizado y explique sus ventajas y desventajas. Discuta cualquier mejora que haya realizado.

Esto demuestra que administró activamente el sistema de datos y no solo lo mantuvo.

6. ¿Qué información era responsable de procesar?

Concéntrese en los tipos y el volumen de datos (formularios, etc.) que se capturarán y procesarán. ¿Qué software y sistemas utilizó?

Una parte importante de responder a las preguntas de la entrevista administrativa sobre el procesamiento de la información es detallar cómo verificó o auditó la información antes de procesarla. ¿Cómo se comprueban los errores?

7. ¿Qué tipo de información tuvo que mantener confidencial en su último trabajo administrativo?

Muestre cómo usó su juicio para determinar qué tipos de información y situaciones mantener confidenciales. Dé ejemplos específicos de la información confidencial que manejó. ¿Cómo se almacenó esta información? ¿Cómo lo monitoreó? ¿Cuál fue el proceso para recuperarlo?

8. ¿Qué experiencia tiene en el manejo de dinero?

Detalle cuáles eran sus responsabilidades en esta área.

  • ¿Recolectó, contó y desembolsó dinero?
  • ¿Hubo alguna contabilidad básica involucrada?
  • ¿Fuiste responsable de alguna transacción bancaria?

9. ¿Qué experiencia tiene en la organización de reuniones?

¿Cómo organizaste los lugares, informaste a los participantes, organizaste la documentación, dispusiste la sala de reuniones? ¿Era también responsable de la toma y distribución de actas?

10. ¿Qué tipo de interacciones tuviste con el público?

Concéntrese en atender consultas o solicitudes de clientes o miembros del público.

Resalte su uso del conocimiento del departamento y la empresa para responder consultas y proporcionar información con éxito. Estas preguntas de la entrevista administrativa exploran su capacidad para brindar un servicio de información eficiente al público, clientes, colegas y gerentes.

11. ¿Cuántas llamadas tuvo que atender en un día promedio?

Esto proporciona una indicación de qué tan ocupado estuvo y cuánto tiempo dedicó a atender las solicitudes de información. Si también trató con el público a través de comunicaciones escritas, inclúyalo en su respuesta a la entrevista administrativa.

12. ¿Fue usted responsable de coordinar algún evento, proyecto o programa?

Tenga listo un buen ejemplo de un proyecto en el que participó en la planificación y organización.

Las preguntas de la entrevista administrativa como esta están diseñadas para explorar sus habilidades de planificación y organización, así como su iniciativa y capacidad para trabajar de forma independiente. Concéntrese en estas habilidades en su respuesta.

13. Describa la situación laboral más ocupada que haya experimentado recientemente.

Nuevamente tenga un ejemplo listo para el entrevistador. Describa la situación, las acciones que tomó para satisfacer las demandas y el resultado. Concéntrese en su capacidad para desempeñarse bajo presión planificando y priorizando con éxito.

Evite hacer comentarios negativos sobre tener que manejar una situación ocupada, sino más bien convenza al entrevistador de que disfrutó el desafío.

14. ¿Puede darme un ejemplo del tipo de plazos que tuvo que cumplir?

Sea específico acerca de los plazos diarios, semanales o trimestrales que regularmente tenía que reunirse. Explique cómo programó sus actividades para asegurarse de cumplir con los plazos.

15. ¿Cómo prioriza su trabajo?

Describe las técnicas que utilizas para organizar tu trabajo. ¿Cómo se determina la importancia y la urgencia de una tarea? ¿Qué más considera al priorizar su trabajo, por ejemplo, los recursos disponibles para completar la tarea?

Muestre cómo puede usar su juicio y planificar el curso de acción más apropiado.

16. Describa cualquier innovación que haya realizado en su último trabajo para mejorar la eficiencia.

El entrevistador quiere saber si eres capaz de analizar un problema y llegar a una solución viable.

Muestre cómo utiliza su iniciativa para realizar cambios positivos de forma proactiva.

17. ¿Cuáles considera que son las cualidades más importantes para este trabajo administrativo?

Un trabajo de tipo oficinista o administrativo implica principalmente la gestión de la información y la comunicación. Cualidades como:

  • buenas habilidades de escucha y comunicación
  • planeando y organizando
  • flexibilidad y adaptabilidad
  • juicio independiente
  • confidencialidad
  • atención al detalle y precisión

son clave para los trabajos administrativos.

18. ¿Cuáles son sus puntos fuertes como oficinista?

Concéntrese en aquellas fortalezas que se relacionan directamente con los requisitos del trabajo y que serían de mayor valor en el puesto. Esta lista de fortalezas de los empleados lo ayudará.

Use esta descripción detallada del trabajo de oficina para asegurarse de tener una idea clara de la tarea y los requisitos de competencia para un trabajo de oficina.

Descubra cómo responder con éxito las preguntas de la entrevista de comportamiento que exploran sus competencias administrativas.

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¿De qué otra manera puedo prepararme para mi entrevista administrativa?

Los puestos administrativos a menudo implican una amplia gama de funciones, incluido el trabajo de tipo administrativo y de secretaría. Estas guías de entrevista asegurarán que esté listo para cualquier pregunta de la entrevista de trabajo.

Preguntas de la entrevista administrativa para hacer en su entrevista

Esté preparado para responder con algunas preguntas inteligentes cuando se le pregunte «¿Tienes alguna pregunta para nosotros?» Seleccione preguntas relevantes para hacer de esta lista completa.

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