Ejemplo de descripción de puesto de gerente de oficina

los descripción del puesto de gerente de oficina diferirá según el negocio y la organización. Esta descripción de trabajo para un gerente de oficina describe los deberes y responsabilidades típicos de los trabajos de administración de oficina en la mayoría de los entornos laborales.

El trabajo tiene múltiples facetas, pero la función principal del gerente de la oficina es hacer posible que otros empleados funcionen de manera efectiva y eficiente.

Manos de empleado descansando en el escritorio frente a la computadora

Adapte esta descripción de trabajo de muestra para cumplir con los requisitos de su trabajo específico de gerente de oficina.

TRABAJO DE GERENTE DE OFICINA

Propósito general

Responsable de la organización y coordinación de las operaciones, los procedimientos y los recursos de la oficina para facilitar la eficacia y la eficiencia de la organización.

Deberes y responsabilidades principales del trabajo

  • asignar y supervisar las responsabilidades y tareas de oficina, administrativas y de secretaría entre el personal de la oficina
  • asignar los recursos disponibles para permitir el desempeño exitoso de la tarea
  • coordinar las actividades del personal de la oficina para garantizar la máxima eficiencia
  • evaluar y gestionar el desempeño del personal
  • reclutar y seleccionar personal de oficina
  • organizar la orientación y la formación de los nuevos miembros del personal
  • entrenador, mentor y personal de la oficina de disciplina
  • diseñar e implementar sistemas de archivo
  • asegurarse de que los sistemas de archivo se mantengan y estén actualizados
  • establecer y monitorear procedimientos para el mantenimiento de registros
  • garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad de los datos
  • diseñar e implementar políticas y procedimientos de la oficina
  • supervisar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la oficina
  • monitorear y revisar los procesos internos
  • implementar cambios de procedimientos y políticas para mejorar la eficiencia operativa
  • preparar informes y programas operativos para garantizar la eficiencia
  • coordinar horarios, citas y reservas
  • monitorear y mantener el inventario de suministros de oficina
  • revisar y aprobar adquisiciones de suministros de oficina
  • manejar las consultas y quejas de los clientes
  • gestionar las relaciones internas del personal
  • mantener un ambiente de trabajo seguro y protegido

Educación y experiencia

  • grado en negocios o equivalente
  • diploma de escuela secundaria con varios años de experiencia administrativa y de supervisión
  • conocimiento de prácticas y procedimientos de contabilidad, datos y gestión administrativa
  • conocimiento de las prácticas y procedimientos administrativos
  • conocimiento de las prácticas y procedimientos de gestión de recursos humanos
  • conocimiento de los principios empresariales y de gestión
  • habilidades informáticas y conocimiento de paquetes de software de oficina

Capacidades y competencias clave

  • habilidades de comunicación
  • análisis y evaluación de problemas
  • juicio y resolución de problemas
  • Toma de decisiones
  • planeando y organizando
  • gestión del tiempo y el trabajo
  • atención al detalle y alto nivel de precisión
  • delegación de autoridad y responsabilidad
  • recopilación de información y seguimiento
  • habilidades de entrenamiento
  • iniciativa
  • integridad
  • adaptabilidad
  • trabajo en equipo y colaboración

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