Ejemplo de descripción de puesto de secretaria escolar

La descripción completa del trabajo de secretaria de la escuela brinda una comprensión completa de este rol y las habilidades y calificaciones requeridas para desempeñarlo con éxito.

Secretaria de la escuela por teléfono con estudiantes en segundo plano.

La secretaria de la escuela desempeña un papel esencial en el buen funcionamiento de la escuela y brinda servicios de apoyo clave a todas las partes interesadas, incluidos el personal, los estudiantes y los padres.

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO DEL SECRETARIO ESCOLAR

Propósito general

Para realizar una variedad de deberes secretariales, administrativos y administrativos en apoyo de la operación de la escuela y en apoyo del director, el personal, los estudiantes y los padres.

Principales tareas, deberes y responsabilidades del trabajo

Sistemas de archivo y gestión de bases de datos.

  • configurar y mantener sistemas de archivo para estudiantes y personal, en papel y en formato electrónico
  • crear, mantener e ingresar información en bases de datos
  • localizar y adjuntar archivos apropiados a la correspondencia entrante que requiera una respuesta
  • localizar y proporcionar los datos solicitados

Asistencia de estudiantes y personal

  • realizar un seguimiento de la asistencia de los estudiantes y el personal
  • verificar las notas de los padres y médicos y investigar cualquier discrepancia en la información de asistencia
  • notificar a los padres de las ausencias de los estudiantes
  • procesar y realizar un seguimiento de las solicitudes de licencia del personal
  • coordinar el personal suplente para los miembros del personal ausentes
  • mantener registros precisos de asistencia del personal y de los estudiantes y enviar informes según sea necesario

Procesos y procedimientos escolares

  • gestionar los procesos y procedimientos escolares para garantizar el cumplimiento de las normas escolares y del Distrito
  • inscribir y retirar estudiantes de la escuela de acuerdo con los procedimientos de la escuela y el distrito
  • reunirse con nuevos estudiantes y padres para completar el proceso de registro y orientación
  • proporcionar procesos de apoyo administrativo específicos de la escuela, como servicios para estudiantes, asignación de casilleros, formularios de actividad
  • mantener sistemas y archivos de seguimiento disciplinario de acuerdo con la normativa
  • coordinar y monitorear los procedimientos de seguridad con el fin de garantizar la seguridad de los estudiantes y el personal

Horarios y calendarios

  • programar y confirmar citas para los miembros del personal
  • mantener calendarios de citas y eventos
  • coordinar reuniones y eventos

deberes financieros

  • preparar y presentar facturas para su pago
  • procesar órdenes de compra y verificar facturas
  • preparar y procesar las cuentas por pagar
  • realizar un seguimiento de los gastos con fines presupuestarios
  • recibir y depositar todo el dinero recaudado del personal
  • administrar las funciones de nómina, incluido el mantenimiento de registros de cronometraje y el procesamiento y envío de nómina

Informes

  • recopilar y cotejar información para preparar informes relacionados con los datos
  • proporcionar al personal y a las partes interesadas información precisa sobre las operaciones escolares
  • producir informes de conformidad con los requisitos legales y administrativos

Comunicaciones

  • operar sistemas de correo electrónico y coordinar el flujo de información interna y externamente
  • preparar y distribuir comunicaciones apropiadas, incluidos boletines, correos electrónicos y anuncios
  • preparar una variedad de documentos que incluyen correspondencia, agendas, programas de eventos, informes, cronogramas y calendarios
  • Credactar, escribir y distribuir actas de reuniones

Tareas de recepción

  • servir como un punto central de información para el público, los estudiantes y el personal con respecto a los asuntos y procedimientos relacionados con la escuela
  • responder llamadas entrantes, proporcionar información, dirigir llamadas cuando sea necesario y tomar mensajes
  • saludar a los visitantes, manejar consultas y dirigir a los visitantes al destino apropiado
  • leer, clasificar y distribuir el correo escolar entrante

Equipo e inventario

  • operar equipos de oficina, incluidas máquinas de fax, fotocopiadoras, escáneres, impresoras
  • metromantener el equipo de oficina en buenas condiciones de funcionamiento
  • realizar un seguimiento del inventario y pedir suministros

Educación y experiencia

  • capacitación o calificación relevante
  • conocimiento práctico de aplicaciones de software relevantes, incluida la gestión de bases de datos
  • conocimiento de las operaciones y procedimientos actuales de la oficina
  • conocimiento práctico del equipo de oficina estándar
  • competente en ortografía, puntuación, gramática y otras habilidades del idioma inglés
  • experiencia comprobada en la producción de comunicaciones y documentos
  • conocimiento de las políticas y procedimientos de la escuela

Competencias y Habilidades

  • Habilidades de organización y planificación, incluida la capacidad de mantener un equilibrio efectivo entre prioridades múltiples y contrapuestas.
  • habilidades para resolver problemas
  • capaz de ejercer un buen juicio en la toma de decisiones
  • atención al detalle y precisión
  • confidencialidad, integridad y apego a las normas éticas
  • miembro del equipo
  • Orientado a la diversidad: capaz de trabajar eficazmente con personas independientemente de su edad, género, raza, etnia o religión.
  • energía y entusiasmo

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